Estamos tão acostumados a depender da tecnologia que, muitas vezes, nem lembramos como era a vida sem ela. Abrimos o celular para pedir um Uber, usamos o Google Maps ou o Waze para montar uma rota, confiamos em sistemas para rodar toda a operação logística… Mas e quando a tecnologia falha? Imagine um centro de distribuição onde o sistema de gestão de armazém (WMS) para de funcionar por duas horas, ou um motorista que depende do GPS para fazer entregas e fica sem sinal no meio do trajeto. Mais comum do que se imagina, essas falhas apresentam uma questão pouco discutida: o que fazemos quando a tecnologia não está disponível?

🚦 Quando a engrenagem digital trava

Em 2012, um apagão de energia deixou 60 milhões de brasileiros no escuro por horas; em 2018, a falha nos sistemas da Amazon Web Services derrubou sites e plataformas de empresas do mundo todo, inclusive operações logísticas que dependem da nuvem para funcionar; e em 2021, uma pane global no WhatsApp, Facebook e Instagram fez negócios pararem, especialmente os que vendem por redes sociais. Se grandes empresas com times de TI robustos sofrem com isso, imagine a realidade de uma pequena transportadora que depende de um único computador para emitir CTe, atualizar planilhas de rota e imprimir etiquetas. A verdade é simples: a tecnologia, por mais avançada que seja, é vulnerável, e saber o que fazer quando ela falha é tão importante quanto saber operá-la.

📋 Ter um plano B não é luxo, é necessidade

Na logística, improvisar pode ser perigoso, mas se planejar para o imprevisto, não. É como sair de casa com um guarda-chuva mesmo com sol forte: se chover, você está protegido; se não chover, tudo bem. O conceito é o mesmo. Veja um exemplo simples: uma empresa que depende de um roteirizador para organizar as entregas do dia pode manter uma planilha offline com rotas padrões já mapeadas; em caso de falha no sistema, o time consegue seguir com as entregas sem travar tudo.

🛠️ O que fazer na prática?

Se a tecnologia falha, precisamos saber como continuar (e isso vale para qualquer porte de empresa). Aqui vão alguns caminhos práticos que podem ser adotados:

🔹Tenha manuais e processos documentados: anotar o passo a passo das operações ajuda quando o sistema sai do ar. O bom e velho “manual da operação” pode ser digital (armazenado na nuvem e localmente) ou até impresso, mas é importante ter fácil acesso para qualquer necessidade.

🔹Crie rotinas paralelas: um backup em planilhas, um segundo canal de atendimento ou até um roteiro físico de entregas (parece arcaico, mas pode salvar o dia).

🔹Treine a equipe para o imprevisto: não adianta ter plano B se ninguém sabe usá-lo. Simule falhas tecnológicas e veja como o time reage (é o famoso “teste de campo” e funciona melhor do que qualquer teoria).

🔹Monitore e invista na prevenção: se um sistema cai frequentemente, talvez o problema não seja o acaso. Mantenha os softwares atualizados, revise as dependências de internet e crie camadas de proteção, como servidores redundantes ou conectividade 4G de backup.

🧩 Tecnologia é ferramenta, não muleta

Todo mundo já ficou na mão por causa de tecnologia. O entregador que não consegue finalizar uma entrega porque o app travou, ou a loja que depende do Pix, mas está sem internet, a escola que só envia boletos por e-mail, mas o servidor está fora do ar… na prática, todos somos parte de uma cadeia que depende de sistemas mesmo sem perceber, e quando a engrenagem falha, quem está preparado sofre menos.

Segundo um estudo da consultoria Gartner, o custo médio de uma parada de sistema em empresas de médio porte chega a US$ 5.600 por minuto. No Brasil, uma pesquisa feita pela Capterra mostrou que 54% das PMEs já passaram por falhas tecnológicas que impactaram diretamente seu faturamento, o que vai de encontro com um levantamento publicado pela revista Exame, onde se revelou que, em média, empresas brasileiras perdem até 23% da produtividade quando enfrentam instabilidades em seus sistemas digitais. São números que assustam, mas também reforçam o quanto é urgente falar sobre o tema.

O maior erro que podemos cometer é tratar a tecnologia como algo infalível. Por mais que ela nos permita fazer mais, mais rápido e com mais precisão, não dá para esquecer que ela depende de fatores externos: energia, internet, servidores, infraestrutura… e tudo isso pode falhar. Saber trabalhar com tecnologia é diferente de depender só dela, e esse equilíbrio é o que faz a diferença quando tudo para.

📢 E na sua operação?

Você tem um plano de contingência para quando o sistema cair? Sua equipe saberia o que fazer se ficassem sem internet por três horas? Existe um processo offline desenhado ou tudo depende de um clique? Vale o exercício: pense no que você faz hoje e reflita se, em caso de falha, sua operação teria condições de seguir, mesmo que de forma limitada. Se a resposta for não, talvez seja hora de repensar como você está usando a tecnologia.