A gestão de estoques sempre parece aquele assunto técnico que só interessa ao time do armazém, mas basta uma falha para todo mundo na empresa sentir o impacto, e é justamente aí que mora a importância de entender como o estoque influencia cada etapa da operação. Quando o estoque é bem cuidado, a empresa respira melhor; quando não é, o risco de prejuízo aparece mais rápido do que muita gente imagina.

Definindo conceitos: o que é gestão de estoques?

Antes de mergulharmos no problema recente do Grupo Mateus (sim, vamos chegar lá), vamos explicar o conceito de forma simples: gestão de estoques é o conjunto de práticas usadas por empresas para controlar, prever, planejar e auditar a quantidade de produtos armazenados, sendo o equilíbrio entre ter mercadoria suficiente para atender a demanda, mas sem entulhar dinheiro parado em prateleiras.

Quando falamos de gestão de estoques, estamos falando de um conjunto de práticas para garantir que os produtos certos estejam disponíveis na hora certa, no lugar certo e na quantidade certa. Isso envolve acompanhar indicadores essenciais, como o giro de estoque (que mostra quantas vezes o estoque é renovado em um período), a cobertura de estoque (quantos dias os itens disponíveis conseguem suprir a demanda), o índice de ruptura (percentual de vezes em que um cliente procura um produto que não está disponível) e até o inventário rotativo, que ajuda a identificar diferenças entre estoque físico e sistema sem precisar parar a operação.

Além disso, os produtos têm data de validade, o que pode levar a perdas ou torná-los obsoletos. Se o estoque não for rotacionado bem, há risco de prejuízo. Se os controles forem falhos, amplia-se o risco de furtos internos, desvios, entradas registradas incorretamente… ou seja, tudo aquilo que a gente teme no supermercado e que vira dor de cabeça para o gestor. Por outro lado, se a empresa acerta no estoque, evita a falta de produto na prateleira. No dia a dia, isso significa menos clientes frustrados e pedidos cancelados, aumentando a satisfação e fazendo com que as vendas fluam melhor.

A crise do Grupo Mateus

Para empresas de capital aberto ou que dependem de investidores, ter controle rigoroso sobre estoques é garantia de transparência. Se os balanços estão bem feitos, os investidores confiam mais; se não estão… bem, é aí que vem a crise.

Na última semana, o Grupo Mateus, rede varejista gigante no Nordeste, admitiu um erro contábil de R$ 1,1 bilhão na avaliação dos estoques. Antes da correção, o estoque da empresa estava registrado em R$ 6 bilhões; após revisão, caiu para R$ 4,9 bilhões. Esse ajuste derrubou o patrimônio líquido da companhia em aproximadamente R$ 695 milhões, o que levou as ações da empresa despencaram, e o valor de mercado caiu cerca de R$ 1,9 bilhão.

Mas não foi só um erro matemático: a crise revelou falhas operacionais graves, como lojas que ficaram até dois anos sem inventário completo, inventários realizados apenas por amostragem, furtos, desvios e até códigos trocados (por exemplo, produtos caros sendo registrados como itens mais baratos). Segundo a empresa, a expansão acelerada teria ultrapassado a capacidade de controle interno, e isso foi a ponte para que os problemas crescessem sem serem percebidos a tempo.

A importância de uma boa gestão de estoques

O Grupo Mateus cresceu rapidamente, mas enquanto inaugurava lojas, os processos de inventário e auditoria não acompanhavam no mesmo ritmo. A auditoria anterior já tinha alertado sobre deficiências no controle de estoque, mas essas advertências não foram tratadas no ritmo adequado. Quando o erro foi finalmente divulgado, analistas criticaram a forma como a empresa comunicou o ajuste, de maneira técnica e pouco transparente.

Parte da solução apontada pelo Grupo Mateus foi reforçar inventários (agora são mensais e em todo o estoque, antes eram amostrais) e adotar sistemas mais robustos para rastrear entradas e saídas.

Para entender como isso vale para empresas menores (como as que você talvez gerencie ou com que trabalha), pense no seguinte:

• Se você tem uma pequena loja, verifique: quando foi o último inventário completo? Se nunca, há risco de estar perdendo mercadoria sem saber.
• Use sistemas simples (planilhas, softwares acessíveis) para registrar entradas, saídas e perdas. Mesmo para quem não tem time grande, esse registro já faz diferença.
• Avalie a frequência de conferência: fazer checagens regulares (se não todos os meses, a cada trimestre) pode evitar surpresas.
• Treine a equipe para registrar corretamente: erro de digitação, troca de código ou má anotação podem levar a grandes distorções.

Para refletir

Se uma empresa do tamanho do Grupo Mateus teve esse erro, quantas outras menores podem estar numa situação parecida, mas sem que ninguém perceba? A crise do Grupo Mateus funciona como um alerta forte: não basta crescer rápido, é preciso crescer bem. Uma gestão de estoques eficiente é mais do que manter prateleiras cheias: é garantir controle, governança, previsibilidade e transparência.

Para qualquer empresa, do pequeno varejista ao grande grupo, isso significa investir nas ferramentas certas, nos processos corretos e nas pessoas certas, pois é isso que separa quem vende bem e quem age como se estivesse construindo um castelo de cartas.

Se você aplicar boas práticas de estoque na sua operação, estará não só protegendo seu capital, mas também elevando a qualidade operacional, a confiabilidade dos seus clientes e a resiliência da sua empresa.