A metodologia 5S é uma abordagem japonesa que visa tornar os ambientes de trabalho mais organizados e eficientes. Ela se baseia em cinco princípios, cada um começando com a letra “S”, e se tornou uma prática globalmente reconhecida para melhorar a qualidade, a segurança e a produtividade.

Origem

Com origem no Japão na década de 1950, o termo “5S” representa cinco palavras japonesas que começam com a letra “S”, cada uma delas refletindo um princípio fundamental da metodologia. Essa abordagem foi inicialmente implementada na Toyota como parte do Sistema Toyota de Produção, e os cinco princípios da metodologia 5S – Seiri (Classificação), Seiton (Ordenação), Seiso (Limpeza), Seiketsu (Padronização) e Shitsuke (Disciplina) – foram concebidos para serem simples, intuitivos e aplicáveis a qualquer ambiente de trabalho. Ao longo do tempo, outras empresas adotaram esses princípios e o 5S tornou-se uma prática globalmente reconhecida na gestão da qualidade e da produção.

Conhecendo os detalhes de cada “S”

Seiri (Classificação)

O primeiro “S” da metodologia 5S é Seiri, que se refere à classificação ou seleção. Neste estágio, o objetivo é identificar e separar os itens essenciais dos não essenciais no ambiente de trabalho. A equipe deve examinar cuidadosamente cada item, eliminando o que não é necessário e mantendo apenas o essencial, resultando em uma redução da desordem e facilitando a localização rápida e eficiente dos itens necessários. Quer um exemplo prático? Imagine que você precisa organizar o armário que guarda os materiais de escritório: o primeiro passo é separar o que realmente é utilizado no dia a dia da empresa do que pode ser descartado (itens quebrados, papeis velhos, produtos vencidos, etc), reduzindo a bagunça e facilitando a localização de coisas importantes. Isso é Seiri.

Seiton (Ordenação)

O segundo princípio é Seiton, que significa ordenação. Após a classificação, é hora de organizar os itens essenciais de maneira eficiente. Cada item deve ter um local designado para facilitar o acesso e garantir que todos saibam onde encontrá-los, pois a ordenação eficiente contribui para a redução de desperdícios de tempo e aumenta a eficiência operacional. Continuando a organização do seu armário, após aplicar o Seiri, pense em organizá-lo para que as pessoas encontrem os itens facilmente, dedicando um espaço para os pacotes de folhas A4, outro para os toners da impressora, uma caixa para os clipes, outra caixa para as canetas, etc. Pronto! Você acabou de aplicar o Seiton!

Seiso (Limpeza)

O terceiro “S” é Seiso, que se traduz como limpeza. Esta etapa enfatiza a importância da limpeza regular do ambiente de trabalho. Não se trata apenas de varrer o chão, mas de manter todos os equipamentos, ferramentas e áreas de trabalho limpos e organizados. A limpeza constante não só melhora as condições de trabalho, mas também ajuda a identificar possíveis problemas, como vazamentos ou defeitos em equipamentos, antes que se tornem mais sérios. Seiso é como manter seu quarto limpo, mas aplicado ao ambiente de trabalho. Uma limpeza regular do seu armário não apenas cria um local agradável, mas também ajuda a evitar problemas, como uma prateleira quebrada ou um equipamento guardado em más condições.

Seiketsu (Padronização)

O quarto princípio é Seiketsu, que se refere à padronização. Aqui, a meta é estabelecer padrões e procedimentos consistentes para manter os três primeiros “S” – classificação, ordenação e limpeza. A padronização cria um ambiente de trabalho consistente e facilita a manutenção das práticas estabelecidas, além de contribuir para a prevenção de desvios e a promoção da eficiência a longo prazo. Depois de classificar, ordenar e limpar o seu armário, pense em estabelecer regras básicas para mantê-lo em ordem, como orientar os usuários sobre a manutenção das classificações adotadas (manter cada coisa em seu lugar) e registrar as entradas e saídas de materiais, por exemplo. Isso é Seiketsu: criar padrões para manter a classificação, ordenação e limpeza constantes, proporcionando consistência e eficiência.

Shitsuke (Disciplina)

O último “S” é Shitsuke, que significa disciplina. Este princípio enfatiza a importância de manter a metodologia 5S como um hábito contínuo. A disciplina envolve a criação de uma cultura organizacional que valoriza a ordem, a limpeza e a eficiência. Imagine transformar a organização e limpeza do armário em hábitos diários, assim como escovar os dentes. Esse é o princípio do Shitsuke: cultivar uma cultura onde todos sigam esses princípios regularmente, promovendo uma mentalidade de pertencimento e melhoria contínua.

A metodologia 5S é sobre tornar o ambiente de trabalho mais organizado, limpo e eficiente, seguindo cinco passos simples que qualquer pessoa pode compreender e aplicar. Ao segui-los, as empresas podem criar ambientes mais eficientes, seguros e agradáveis. Implementar essa metodologia não apenas beneficia a empresa em termos de produtividade, mas também cria uma cultura organizacional que valoriza a ordem e a disciplina.