Quando uma empresa decide investir em uma ferramenta de roteirização, normalmente a expectativa é bastante clara: reduzir quilômetros rodados, aumentar a produtividade dos veículos, melhorar o cumprimento dos prazos e diminuir custos operacionais. O raciocínio parece simples: se um sistema consegue analisar milhares de possibilidades em poucos segundos, ele certamente encontrará a melhor rota possível.

Só que muita gente esquece de um detalhe que só descobrem depois da implementação: um algoritmo, por mais avançado que seja, depende diretamente da qualidade das informações que recebe. Quando os dados de entrada estão incorretos, incompletos ou desatualizados, a tecnologia pode até executar perfeitamente os cálculos, mas o resultado final estará comprometido. Na prática, muitas operações acreditam estar enfrentando um problema de roteirização quando, na verdade, estão lidando com um problema de cadastro.

Essa situação pode ser resumida por um conceito bastante conhecido na área de tecnologia e análise de dados: garbage in, garbage out, ou simplesmente GIGO. A expressão significa que dados ruins inseridos em um sistema tendem a gerar resultados ruins na saída, e não importa o nível de inteligência da ferramenta utilizada: se a informação inicial estiver errada, a decisão tomada quase sempre será errada.

A rota começa antes do primeiro clique

É comum associar a roteirização ao momento em que o operador acessa um sistema, seleciona os pedidos e solicita o cálculo das rotas. Porém, o processo começa muito antes disso, no momento em que cada informação é cadastrada e armazenada. Um endereço de cliente, por exemplo, parece uma informação simples, mas possui diversos elementos que influenciam diretamente o planejamento logístico: rua, número, complemento, bairro, cidade, CEP, localização geográfica, restrições de acesso e características do local de entrega.

Quando um cadastro possui um endereço incompleto ou incorreto, o sistema pode interpretar aquela localização de maneira equivocada, e um cliente que deveria estar a poucos quilômetros de uma rota existente pode aparecer em uma região completamente diferente, criando desvios desnecessários ou até inviabilizando uma sequência de entregas. Nesse caso, o problema começou muito antes do cálculo da rota.

Um dos grandes equívocos ao implementar soluções de roteirização é imaginar que a tecnologia consegue corrigir automaticamente todos os problemas existentes na operação. Os algoritmos são extremamente eficientes para analisar cenários, identificar combinações e sugerir sequências de atendimento, mas eles trabalham com base nas regras e informações disponíveis. O sistema não sabe que aquele cliente possui uma rua estreita, que o caminhão não consegue acessar determinado local ou que o estabelecimento fecha para almoço se essa informação não estiver cadastrada.

O mesmo acontece com características dos pedidos: um volume informado incorretamente pode fazer com que o sistema aloque uma quantidade de carga superior à capacidade real do veículo. O resultado será uma rota que funciona no ambiente digital, mas apresenta problemas quando chega ao planejamento operacional.

A tecnologia não erra ao fazer o cálculo. Ela simplesmente toma decisões considerando as informações que recebeu.

O cadastro também precisa de gestão

Dentro de um sistema logístico, alguns campos cadastrais podem parecer detalhes administrativos, mas possuem influência direta sobre a operação. A janela de atendimento é um exemplo clássico: esse dado representa o período em que determinado cliente aceita receber uma entrega, indicando que um supermercado pode receber mercadorias somente entre 7h e 10h, enquanto outro cliente pode ter disponibilidade durante todo o horário comercial, por exemplo. Caso essa informação esteja desatualizada, a roteirização pode criar uma sequência impossível, fazendo com que o veículo chegue antes da abertura ou depois do horário permitido.

Outro exemplo são as restrições de acesso, onde alguns clientes possuem limitações relacionadas ao tamanho do veículo, horários específicos para entrada, necessidade de agendamento ou até regras internas de segurança. Quando essas características não estão registradas, o sistema considera apenas uma visão matemática da rota, ignorando uma realidade operacional que pode gerar atrasos e retrabalho.

Em muitos casos, a equipe operacional acaba criando controles paralelos, planilhas ou orientações informais para compensar informações que deveriam estar dentro do próprio sistema. Esse cenário cria um problema ainda maior: a empresa deixa de ter uma única fonte confiável de informação e passa a depender do conhecimento individual das pessoas (o famoso “tá tudo na minha cabeça”).

Existe uma preocupação em realizar uma grande carga de informações, validar os clientes e iniciar a operação, mas pouco planejamento sobre como esses dados serão mantidos ao longo do tempo. Porém, cadastros mudam constantemente. Clientes alteram endereços, veículos são substituídos, capacidades são modificadas, restrições operacionais surgem e novas regras de atendimento são criadas. Sem um processo de governança de dados, a qualidade das informações tende a diminuir gradualmente.

Governança de dados significa estabelecer responsabilidades, processos e critérios para garantir que as informações utilizadas pela empresa sejam confiáveis. Na prática logística, isso envolve definir quem pode alterar determinados dados, quais informações precisam ser validadas e com qual frequência os cadastros devem ser revisados. Por isso, uma operação madura entende que o cadastro não é apenas uma etapa burocrática, e sim um ativo estratégico que influencia diretamente as decisões tomadas diariamente.

Em resumo: a tecnologia potencializa aquilo que já existe

A evolução das ferramentas de roteirização trouxe grandes avanços para a logística. Atualmente, sistemas conseguem considerar centenas de variáveis simultaneamente, analisar restrições, sugerir melhores sequências e apoiar decisões que seriam praticamente impossíveis de realizar manualmente, mas existe uma relação importante nessa evolução: quanto mais sofisticada a tecnologia, maior precisa ser a qualidade dos dados utilizados.

Uma ferramenta avançada com informações ruins pode gerar decisões ruins em uma velocidade muito maior. Por outro lado, uma operação que investe em bons cadastros consegue extrair muito mais valor das tecnologias disponíveis. O ganho não está apenas no sistema escolhido, mas na combinação entre tecnologia, processos bem definidos e informações confiáveis.

A pergunta que muitas empresas fazem é: “por que a roteirização não trouxe o resultado esperado?” Em alguns casos, a resposta pode estar justamente onde poucos olham: dentro do próprio cadastro. A melhor rota começa quando a empresa garante que as informações utilizadas para essa decisão representam fielmente a realidade da operação, afinal, nenhum algoritmo consegue transformar um dado incorreto em uma decisão correta.